Обеспечение сохранности архивных документов. Как восстановить несохраненный документ Поверка наличия и состояния документов в архивах

Транскрипт

1 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебного курса «Обеспечение сохранности документов» обеспечить студента необходимыми навыками работы по обеспечению сохранности документов. Задача: раскрыть систему документационного обеспечения управления; показать особенности делопроизводства на современном этапе. 2. Место дисциплины в структуре ООП: Учебная дисциплина «Обеспечение сохранности документов» относится к профессиональным дисциплинам обязательной части циклов ООП начального профессионального образования. Изучение данной дисциплины дает возможность приобрести необходимые навыки и знания по обеспечению сохранности документов. Дисциплина изучается в 1, 2 полугодиях. Изучение дисциплины «Обеспечение сохранности документов» является необходимым для последующего освоения теоретических дисциплин и практик: «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела», «Документационное обеспечение деятельности организации», и др. 3. Требования к результатам освоения дисциплины: Учащийся должен обладать следующими компетенциями: ПК 2.1. Формировать дела. ПК 2.6. Обеспечивать сохранность архивных документов в организации. ПК 2.3. Систематизировать и хранить документы текущего архива. ПК 2.4. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. ПК 2.2. Обеспечивать быстрый поиск документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации. В результате изучения дисциплины «Обеспечение сохранности документов» учащийся должен Знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; виды, функции документов, правила их составления и оформления; порядок документирования информационно-справочных материалов Уметь: систематизировать и хранить документы текущего архива; формировать справочный аппарат, обеспечивающий быстрый поиск документов; осуществлять экспертизу документов, готовить и передавать документальные материалы на хранение в архи Владеть: практическим опытом документирования и документационной обработки документов канцелярии и архива; практическим опытом обеспечения сохранности документов. 4. Объем дисциплины и виды учебной работы Всего часов Вид учебной работы / зачетных единиц Максимальная учебная нагрузка 226 Семестры 1 2

2 Аудиторные занятия (всего) В том числе: лекции практические занятия (ПЗ) семинары (С) лабораторные работы (ЛР) Самостоятельная работа (всего) В том числе: курсовой проект (работа) расчетно-графические работы реферат Другие виды самостоятельной работы Освоение рекомендованной литературы, подготовка к занятиям Вид промежуточной аттестации (зачет, экзамен) Общая трудоемкость часы 152 дисциплины зачетные единицы 8 зачет 5 Содержание дисциплины 5. 1 Содержание разделов дисциплины п/п 1 2 Наименование раздела дисциплины Организация работы с документами Составление номенклатуры дел Содержание раздела Понятие документооборота, документопотока и их основные этапы. Группы документов в документальном обеспечении предприятия: поступающие и отправляемые (входящие и исходящие), внутренние; их особенности. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. Порядок обработки отправляемых документов. Виды операций по обработке документов. Организация рационального движения документов внутри организации. Обработка исполненных и отправляемых документов. Порядок регистрации документов с грифом "КТ" или "Конфиденциально". Анализ структуры документооборота. Методы учета и сокрещения документооборота. Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота. Основные факторы, совершенствующие работу с документами. Общее понятие о номенклатуре дел; основные составляющие номенклатуры дел. Назначение работы по составлению номенклатуры дел. Нормативные документы и методические материалы, используемые для составления номенклатуры дел. Индивидуальная номенклатура дел, сводная номенклатура дел, типовая и примерная номенклатура дел; их особенности. Форма номенклатуры дел предприятия (организации). Разделы номенклатуры дел. Заголовки дел; их систематизация.

3 3 Формирование дел 4 5 Систематизация и обеспечение сохранности документной информации Организация хранения документов в архивах Порядок расположения; требования к наименованиям, формулировкам; составляющие элементы. Правила ведения дел. Порядок внесения дополнений, уточнений. Использование номенклатуры дел и хранение. Преимущества ведения номенклатуры дел с помощью персонального компьютера. Формирование дел; определение; назначение и роль в организации делопроизводства. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы; ее назначение, порядок разработки. Группировка дел; специфика формирования отдельных категорий дел. Требования к документам, формируемым в дело. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. Порядок расположения документов в деле. Специфика систематизации отдельных категорий документов. Особенности формирования дел с перепиской. Способы оформления дел; используемые папки; оформление обложки дела Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. Внутренняя опись документов дела; назначение; форма. Карта-заменитель; лист-заменитель; их назначение и форма. Правила выдачи и изъятия отдельных документов дела. Архив предприятия; его назначение. Задачи архива. Требования к помещению для архива; оснащение архива. Понятие об оптимальном сроке использования документов в делопроизводстве. Комиссия по определению срока хранения конкретных дел; ее состав и полномочия. Основные принципы установления сроков хранения дел. Документы, относящиеся к категории документов долговременного хранения. Документы, подлежащие уничтожению; форма акта о выделении документов к уничтожению. Порядок уничтожения документов дел. Особенности хранения бухгалтерских документов. Правила оформления дел для архивного хранения. Прием и передача дел в архив; порядок осуществления. Опись документов; порядок составления. Журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы; их назначение. Передача документов долговременного и постоянного хранения на договорной основе. Комплектование архивов. Особенности комплектования государственных архивов. Особенности комплектования ведомственных архивов. Учет и обеспечение сохранности документальных материалов. Понятие и задачи учета архивных материалов. Единицы учета архивных документов. Книга поступлений документов. Список фондов. Лист фонда. Карточный указатель к листам фондов. Опись. Паспорт архива. Карточка фонда. Цели и периодичность проверки наличия и состояния архивных материалов. Проверка наличия (состояния) дел. реставрация архивного

4 6 7 8 Экспертиза ценности документов Система научносправочного аппарата к документам архива Использование архивных документов документа. Учет документов в архивах с переменным составом и ведомственных архивах. Обеспечение сохранности архивных документов. Система мер по организации хранения. Требования к обустройству архивохранилищ. Топографические указатели. Режимы хранения документов. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. Цель экспертизы ценности документов. Критерии оценки происхождения документа. История развития экспертизы ценности архивных материалов. Критерии отбора документов на хранение. Основных принципов оценки материалов: значимость фондообразователя, значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности. Ценность архивного документа. Авторская принадлежность. Подлинность и копийность документов. Дублетность документов. Физическое состояние документа. Языковые или художественные особенности документа. Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критерии оценки типовых категорий документальных материалов. Выделение материалов, не подлежащих хранению (выделение документов к уничтожению). Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Функции центральной экспертной комиссии. Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Функции экспертно-проверочных комиссий. Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов. Обработка архивных документов. Научнотехническая обработка документальных материалов. Описание архивных материалов. Единица хранения архивных документов. Создание научно-справочного аппарата. Путеводитель по архиву. Историческая справка к архивному фонду. Списки и указатели фондов. Описи и реестр описи. Каталоги. Тематические обзоры документальных материалов. Виды информационных документов: информационное сообщение (информационное письмо); справка-ориентировка; тематический перечень; список-справочник; тематическая справка; обзоры, путеводители, описи, каталоги и т.д. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива. Основные функции системы и задачи. Использование в архивах. Гипертекстовые справочники. Формы и порядок использования архивных документов. Доступ к архивным документам. Архивная справка: тематическая, биографическая. Архивная копия. Архивная выписка. Использование документов ведомственных архивов. Исполнение запросов граждан и

5 организаций социально-правового характера. Право граждан на доступ к документированной информации о них. Организация учета работы архива по использованию документов. Порядок выдачи дел из архива. Cроки нахождения дел во временном пользовании. Книга выдачи дел из хранилища. Карта-заместитель дела. Прием-передача дел при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) организации. Правила приема-передачи дел. Назначение комиссии по приемупередаче дел. Составление акта. 5.2 Разделы дисциплины и междисциплинарные связи с последующими дисциплинами п/п 1 2 Наименование последующих дисциплин Организация и нормативно-правовые основы архивного дела Документационное обеспечение деятельности организации разделов данной дисциплины, необходимых для изучения последующих дисциплин Лабораторный практикум - не предусмотрен. 7. Примерный перечень контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской. 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов.

6 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 8. Примерный перечень тем рефератов, курсовых работ и эссе 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской. 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 9. Примерный перечень вопросов к экзамену (зачету) по дисциплине 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской.

7 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 10. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины: а) основная литература 1. Захаров, Н.Л. Организационное поведение государственных служащих. [Текст]: учебное пособие / Н.Л. Захаров - М.: ИНФРА-М, Черепанова, Н. В. История развития делопроизводства в России. [Электоронный ресурс] : рабочий учебник / Н.В.Черепанова Черепанова, Н. В. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Электоронный ресурс] : рабочий учебник / Н.В.Черепанова Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. [Текст] : учебник / Ш. А. Янкович. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, б) дополнительная литература 1. Алексеева Е. В. Архивоведение: учебник для учреждений начального проф. образования [Текст] : учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова М.: Академия, Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р) [Текст] : учебное пособие / М.И.Басаков - М. : Дашков и К, Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / А.С.Гринберг - М. : Юнити-Дана, Делопроизводство [Текст]: учебник для начального профессионального образования [Текст] : учебное пособие / Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Емышева Е.М. М.: Форум, Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Текст] : учебное пособие / Т.А.Быкова, Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина - М. : Инфра-М, Документационное обеспечение управления в организации. [Текст] : учебное пособие / О.Н.Соколова, Т.А.. Акимочкина - М. : КноРус, Документоведение [Текст] : учебник / Кудряев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричников А.Г. / под ред. Проф. Кудряева Н.Н. М.: Логос, Кабашов С.Ю., Асфандирярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях [Текст]: учебное пособие. / Кабашов С.Ю., Асфандирярова И.Г. - М.: Флинта, Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст] : учебник / А.С.Гринберг - М. : Юрайт, Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия [Текст]: учебное пособие. / Рогожин М.Ю. СПб.: Питер Юг, Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству [Текст]: учебное пособие. / Рогожин М.Ю. СПб.: Питер, Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст]: практическое пособие. /Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина Ф.М., Воробьев Н.И. СПб.: «Издательский дом Герда», 2006.

8 13. Технотронные документы - информационная база источниковедения и архивоведения [Текст] : сборник научных статей М.: РГГУ, Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение [Текст]: конспект лекций: учебное пособие / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко М.: Высшее образование, в) программное обеспечение - компьютерные обучающие программы; - тренинговые и тестирующие программы. Программное обеспечение для доступа к компьютерным обучающим, тренинговым и тестирующим программам: - АСПЗ «5+» для ПТ; - ИС «КОМБАТ»; - ИС «ЛиК». - ИР «КОП». г) базы данных, информационно-справочные и поисковые системы - Сайт Всероссийского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): - Электронный ресурс «Типовые образцы договоров, документов и других деловых бумаг, своды законов и кодексов, сборник нормативов и стандартов, каталог бизнеспланов и идей, рейтинг банков России»: - Сайт федерального архивного агентства: Материально-техническое обеспечение дисциплины: - сервера на базе MS SQL Server, файловый сервер с электронным образовательным контентом (электронное хранилище учебных продуктов); - спутниковая образовательная сеть вуза; - компьютеры с доступом в Интернет и образовательную сеть вуза. 12 Методические рекомендации по организации изучения дисциплины: Консультативно-тренинговые (аудиторные) занятия Все виды аудиторных занятий сочетают образовательную, воспитательную практическую и методическую функции. Вводная лекция лекционное занятие, предназначенное для создания общего впечатления о дисциплине. На занятии до сведения обучающегося доводятся основные вопросы дисциплины, показывается ее роль и место в соответствующей области знаний, определяется значение дисциплины для формирования общих и профессиональных компетенций. Модульная лекция лекционное занятие, предназначенное для овладения обучающимися знаниями теоретического характера в рамках материала модуля. Тьюторинг лекционное занятие консультативного характера, на котором раскрываются основные вопросы, подготовки к самостоятельной работе, тематической контрольной работе, а также к промежуточной и итоговой аттестации. Коллективный тренинг коллективное занятие по заранее разработанному сценарию с использованием активных методов обучения. Различают несколько видов коллективных тренингов: дискуссия, круглый стол, ролевая и деловая игра. Индивидуальный компьютерный тренинг работа обучающегося на компьютерном учебном терминале (КУТ) с программными средствами обучающе-тренингового характера по всем дисциплинам (модулям) учебного плана.

9 Мониторинг работы с текстами - проверка результатов выполнения обучающимися «Заданий для самостоятельной работы», содержащихся в рабочем учебнике. В процессе проверки выявляется умение обучающегося структурировать и анализировать содержание учебника, составлять тезисы, конспекты, логические схемы, а также фиксируются результаты заучивания основных терминов и понятий, фактов, персоналий и дат, приведенных в глоссарии. Оценка на занятии показывает умение обучающегося решать типовые задачи в рамках материала данного модуля. Мониторинг работы с текстами проводится до начала коллективного тренинга по данному модулю. Тест-тренинг (урок закрепления полученных знаний) тренинговое занятие, предназначенное для закрепления базовых теоретических знаний обучающегося в рамках материала модуля. Проводится на КУТе с использование программного средства тренингового характера. Теле-эссе индивидуальное занятие, предназначенное для тренинга коммуникативных навыков. В течение занятия обучающийся по заранее подготовленной тематике на специально оборудованном учебном месте записывает свое выступление, которое до конца обучения хранится на внешнем носителе. Работа в информационной базе знаний и IP-хелпинг работа обучающегося с ресурсами ТКДБ и получение консультаций с использованием специальной электронной системы в асинхронном режиме. Модульное тестирование контрольное мероприятие по материалу каждого модуля, реализующее неотсроченный контроль знаний по модулю. Занятие проводится с использованием тестовых систем (с применением приборов тестирования или компьютерной системы тестирования). Предэкзаменационное тестирование контрольное мероприятие, цель которого состоит в выявлении неосвоенных и плохо освоенных вопросов дисциплины перед проведением экзамена и подготовка обучающегося к процедуре электронного экзамена (итоговая контрольная работа). Работа в информационной базе знаний (самостоятельная работа) Самостоятельная работа студентов является важной компонентой профессиональной подготовки специалистов и включает в себя следующее. Изучение рабочего учебника работа с тематическим обзором, выучивание глоссария (словарь терминов), изучение алгоритмов решений типовых задач модуля. Занятие проводится в рамках самостоятельной работы обучающегося. Работа с текстами работа с методическими пособиями в начале изучения дисциплины, при освоении материала модуля и при подготовке к контрольной работе. Занятие носит самостоятельный характер. Работа с электронным образовательным контентом повторное закрепление материала модуля с использованием обучающих программных продуктов. Занятие проходит в свободные от основного расписания занятий часы, в специально выделенной аудитории (длительность работы с одним учебным продуктом ограничивается только временем функционирования выделенной аудитории) или на личном компьютере обучающегося. Промежуточная аттестация Для контроля текущей успеваемости и промежуточной аттестации используется рейтинговая и информационно-измерительная система оценки знаний. Зачет (годовая итоговая контрольная работа) контрольное мероприятие, которое проводится по дисциплинам, предусмотренным учебным планом, по окончании их изучения. Занятие аудиторное, проводится в форме письменной работы или с использованием электронной тестовой системы. Курсовая работа, курсовой проект самостоятельная учебная научноисследовательская работа обучающегося, выполняемая под руководством преподавателя по общеобразовательным дисциплинам учебного плана. Имеет целью развитие у

10 обучающихся навыков самостоятельной творческой работы, овладение методами современных научных исследований, углублённое изучение какого-либо вопроса, темы, раздела учебной дисциплины (включая изучение литературы и источников). Уровень выполнения работы позволяет определить степень сформированности системы знаний обучающегося. Электронный экзамен контрольное мероприятие, фиксирующее уровень знаний обучающегося по определенной дисциплине. Занятие проходит в форме письменной работы или тестирования в автоматизированных системах. Разработчики Черепанова Н.В. к.философ.н. Сидоренко Н.В.

ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в области организации и нормативно-правых основ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТУРИСТСКОЙ ИНДУСТРИИ 1. Цели освоения дисциплины Целью учебной дисциплины «Информационные технологии в туристской индустрии» являются изучение студентами основ организации современных

ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА 1 Цели и задачи дисциплины: Цели учебной дисциплины «Организация исполнения бюджета» - формирование знаний в области организации исполнения федерального и территориальных

СОЦИАЛЬНАЯ РАБОТА 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Социальная работа» сформировать у студентов научные представления о профессии, теоретически, практически и личностно подготовить их

АНАЛИЗ ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Анализ финансовой деятельности» - обеспечить знание и понимание студентом анализа финансовой деятельности, его сущности, значимости

УПРАВЛЕНИЕ В СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков, необходимых для управления в социальной работе. Задачи ознакомить студентов

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления» - обеспечить студентов необходимыми навыками работы с документами.

АУТСОРСИНГ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины обеспечить студенту знание и понимание теоретических положений по аутсорсингу, его роли и места в решении проблем повышения эффективности менеджмента.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 1. Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины дать студентам знания в области разработки, функционирования и использования автоматизированных информационных технологий

ГОСУДАРСТВЕННАЯ И МУНИЦИПАЛЬНАЯ СЛУЖБА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Государственная и муниципальная служба» - сформировать у студентов в рамках общей профессиональной культуры правовое

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования

ТЕХНИКА И ТЕХНОЛОГИЯ «ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ» 1. Цель и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Техника и технология паблик рилейшнз» - формирование профессиональной компетенции в области техники и технологии связи

УПРАВЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЯМИ 1 Цели и задачи дисциплины Целью дисциплины «Управление операциями» являются: - изучение теории и методологии управления операциями в производственной деятельности; - приобретение

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Управленческие решения» обеспечить знания и понимание студентом истории развития, методологии и технологии подготовки и принятия

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Дать базовые знания и умения по использованию систем автоматической обработки информации в предстоящей профессиональной деятельности. Обучить

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЛИНГВИСТИКЕ 1. Цели и задачи дисциплины: Целью дисциплины «Информационные технологии в лингвистике» является формирование углубленных знаний об образовательном потенциале Интернет

ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Программа учебной дисциплины «Психологическое организационного развития» в сжатой форме излагает прикладные проблемы

УЧЕТ И АНАЛИЗ (ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ) 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Учет и анализ (финансовый учет)» овладение методикой и навыками ведения бухгалтерского финансового учета, получение представления

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕСА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины обеспечить студенту знание и понимание теоретических положений по реинжинирингу бизнеса, а также методов и средств радикального перепроектирования

СОЦИОЛОГИЯ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области социологии культуры Задачи усвоение теоретических и методологических

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ 1 Цели и задачи дисциплины Цели дисциплины Получение студентами знаний об информационных ресурсах организаций и предприятий, условиях доступа к информационным

СОЦИАЛЬНАЯ КВАЛИМЕТРИЯ, ОЦЕНКА КАЧЕСТВА И СТАНДАРТИЗАЦИЯ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в области социальной квалиметрии,

СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Связи с общественностью» дать студентам теоретические знания об основных этапах возникновения связей с общественностью, а также

СОЦИАЛЬНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Социальная безопасность» дать студентам в системном изложении социологические знания и представления о сфере безопасности человека,

СТАТИСТИКА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины Статистика: теория статистики обучение студентов теоретическим основам статистики, что включает овладение статистической методологией и практическими

БЮДЖЕТНАЯ СИСТЕМА РФ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Бюджетная система РФ» усвоение студентами суммы знаний о бюджетной системе РФ, специфике бюджетной классификации, особенностях функционирования

СОЦИОЛОГИЯ ПОЛИТИЧЕСКИХ ДВИЖЕНИЙ И ПАРТИЙ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель: Цель изучения дисциплины - приобретение знаний и ориентиров в области политической социологии, в особенности социологии политических

ЭКОНОМИКА ОБРАЗОВАНИЯ 1 Цель и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Экономика образования» - сформировать у студентов теоретические знания и практические навыки в области экономики образования.

ПЕНСИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Пенсионное обеспечение» сформировать у студентов научные представления о пенсионном обеспечении. Задачи: сформировать научные

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЕ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Информационные технологии в социальной сфере» формирование и развитие знаний и навыков работы с информационными

СОЦИАЛЬНАЯ ЭКОЛОГИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель: Преподавание дисциплины Социальная экология должно быть направлено на изучение студентами достижений мировой и отечественной социально-экологической

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ И ИХ СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель изучения дисциплины: Цель дисциплины дать студентам бакалавриата по направлению "политология" базовые теоретические

УПРАВЛЕНИЕ МЕЖКОНФЕССИОНАЛЬНЫМИ КОНФЛИКТАМИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области управления межконфессиональными конфликтами.

СОЦИАЛЬНАЯ РЕАБИЛИТАЦИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков, необходимых для социальной реабилитации как в специфическом виде профессиональной

ПРИНЯТИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Принятие оптимальных решений в экономике и менеджменте с применением

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Политологическое обеспечение дисциплины состоит в изучении способов формирования и структуры Федерального собрания - парламента

МЕНЕДЖМЕНТ В СТРАХОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины - формирование у студентов четкого понимания правовых, математических и экономических основ страхового дела, изучение методологических

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Делопроизводство» - дать студентам теоретические знания и обеспечить освоение студентами практическими навыками по делопроизводству, оперируемыми

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования и функционирования

СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СЕТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цели Формирование у студентов теоретических знаний и практических навыков применения современных информационных технологий (ИТ).

ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКОНОМИКИ 1 Цели и задачи дисциплины: Целью учебной дисциплины «Государственное регулирование экономики» является изучение общих принципов и основных направлений государственного

ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ПРОФОРИЕНТАЦИОННОЙ РАБОТЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Программа учебной дисциплины «Психологическое консультирование в системе профориентационной работы»

ПРОЕКТИРОВАНИЕ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель - формирование у обучающихся системы знаний о закономерностях создания и реализации дидактических проектов в различных образовательных

БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Дать знания об основных принципах и методах делового планирования; выработка практических навыков составления бизнес-планов для решения

ВЕДЕНИЕ В ПРОФЕССИЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Сформировать у студентов научные представления о профессии, теоретически, практически и личностно подготовить их к мотивированному овладению профессией

СТАТИСТИКА: ТЕОРИЯ СТАТИСТИКИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Статистика: теория статистики» обучение студентов теоретическим основам статистики, что включает овладение статистической методологией

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Стратегическое планирование» - изучение теоретических и методологических основ стратегического планирования, а также обучение

ЭКСКУРСИОННОЕ ДЕЛО 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины - формирование у студентов системы знаний и практических навыков в вопросах подготовки, разработки и проведения экскурсий и экскурсионных

КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Контроль и ревизия» - обеспечить знание и понимание студентом сущности, роли, функции, метода контроля и ревизии как инструмента

СОЦИАЛЬНЫЕ ИННОВАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Социальные инновации» формирование у студентов представлений о социальных процессах и явлениях как системном целом, функционирующем

ОРГАНИЗАЦИЯ, ПОДГОТОВКА И ПРЕЗЕНТАЦИЯ СОЦИОЛОГИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование и систематизация у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в практической

КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Ознакомление студентов с эволюцией инструментальных средств поддержки принятия управленческих решение и информационно-

ЭКОЛОГИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Экология» формирование у студентов социальной работы понимание взаимосвязей в системе человек-общество-природа, в которой общество и природа

СОЦИОЛОГИЯ МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ 1 Цели и задачи: Цель: Цель привить студентам необходимые знания и помочь овладеть минимальными навыками в сфере социологического способа изучения массовой коммуникации.

ВСЕМИРНЫЕ МЕЖДУНАРОДНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель изучения дисциплины: Изучение роли всемирных международных организаций в развитии интеграционных тенденций. Изучение роли всемирных

ЭТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины этики делового общения ввести студента в круг знаний, составляющих основы профессиональной и нравственной культуры бакалавра философии.

ДЕОНТОЛОГИЯ СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Сформировать у студентов научные представления о морально-этических принципах работников социальной сферы, соблюдение которых необходимо им

ОРГАНИЗАЦИЯ И ОПЛАТА ТРУДА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Организация и оплата труда» приобретение будущими специалистами теоретических знаний и практических навыков в вопросах формирования

ФИНАНСЫ И СТАТИСТИКА В ТУРИЗМЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области финансов и статистики в туризме. Задачи усвоение методологии

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цели Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования

ЭКОНОМИКА ОБРАЗОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 1 Цель и задачи дисциплины Цель дисциплины формирование у магистрантов знаний по вопросам экономики и ее места в народнохозяйственном

ГОСТ Р 51141.

Глоссарий лекции

План лекции

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью созда­ния страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставра­ция) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

· материально-технической базы хранения документов (здание и поме­щения хранилищ,

· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

· средства охраны и безопасности хранения,

· средства климатического контроля,

· средства копи­рования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хра­нения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хра­нения следует учитывать специфику видового состава документов, ха­рактерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

· в процессе делопроизводства

· при поступ­лении документов в архив,

· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

• - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
• - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
• разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
• - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
• конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
• страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с докумен­тами называется оперативным .

Оперативное хранение подразделя­ется на хранение документов в процессе их исполнения и хране­ние уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавлива­ется единообразной в целом по офису в инструкции по делопро­изводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на испол­нителя.

В небольшой фирме за хранение дел отве­чает секретарь руководителя или один из сотрудников секрета­риата.

Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"

Подобные документы

Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Понятие обеспечения сохранности архивных документов. Сроки проведения проверок наличия и состояния документов. Необходимость проверки физического и технического состояния. Оформление результатов: фиксирование обнаруженных недостатков, составление актов.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.

курсовая работа , добавлен 05.10.2013


Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012


Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.

контрольная работа , добавлен 29.06.2013


Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.

курсовая работа , добавлен 19.12.2015


Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.

курсовая работа , добавлен 23.11.2010

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И

АРХИВНОГО ДЕЛА

В.Ф. ПРИВАЛОВ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Москва 2003

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на

бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. - М,

181Ш 5-902258-06-5

В книге, написанной заведующим лабораторией ВНИИДАД, кандидатом химических

наук, заслуженным работником культуры России Владимиром Фёдоровичем Приваловым,

документов: история документов; причины и факторы их старения; требования

обеспечения сохранности при основных видах архивных работ; особенности

микроклимата помещений и документов в архивах страны; физическое состояние

отечественных документов 19-20 вв. и способы оценки состояния крупных массивов

архивных документов; изменение состава документов на рубеже 20-21 вв., современные

концепции сохранения объекта и информации.

квалификации (ОЦПК).

© Федеральная архивная служба России, 2003

©Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного

дела, 2003 181 5-902258-06-5

Введение.........................................................................................................................................5

Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов....................................................7

1.1. Документ как материальный объект.................................................................................7

1.2. Старинные документы. Эпоха рукописей (30 в. до н.э. - 19 в. н.э.)............................7

1.2.1. Носители......................................................................................................................10

1.2.2. Средства письма..........................................................................................................11

1.2.3. Копирование документов...........................................................................................12

1.3. Бумажные документы 19-20 вв........................................................................................13

1.3.1. Бумага из древесины. Синтетические красители. Средства письма......................13

1.3.2. Машинопись................................................................................................................14

1.3.3. Копирование документов...........................................................................................15

1.3.4. Принтерные документы.............................................................................................15

Глава 2. Старение документов. Факторы старения и причины разрушения документов....18

2.1.Старение документов.........................................................................................................18

2.2. Основные факторы старения и причины разрушения документов..............................18

2.2.1. Свет...............................................................................................................................18

2.2.2. Температура.................................................................................................................18

2.2.3. Влажность воздуха......................................................................................................19

2.2.4. Биологические вредители..........................................................................................19

2.2.5. Резкие изменения условий среды..............................................................................22

2.2.6. Материалы и вещества документа............................................................................23

2.2.7. Механические повреждения......................................................................................24

2.2.8. Экология среды...........................................................................................................24

Глава 3. Требования обеспечения сохранности документов (ОСД) при основных видах

архивных работ............................................................................................................................27

3.1. Материально-техническая база........................................................................................27

3.2. Требования ОСД при выполнении архивных работ......................................................28

3.2.1. Обеспечение сохранности документов при их поступлении на хранение............28

3.2.2. Обеспечение сохранности документов при их хранении. Режимы хранения......29

3.2.3. Обеспечение сохранности документов при их использовании и обработке........31

3.2.4. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и

транспортировании...............................................................................................................32

3.2.5. Порядок выполнения требований обеспечения сохранности документов при

других видах работ...............................................................................................................33

Глава 4. Хранение документов. Практические вопросы архивной климатологии...............34

4.1. Предмет архивной климатологии....................................................................................34

4.2. Функции архивных контрольно-климатических служб................................................35

4.3. Основные климатические параметры воздуха...............................................................35

4.4. Климатические контрольно-измерительные приборы..................................................37

4.5. Климатический контроль в хранилищах документов...................................................40

4.6. Регистрация и оценка контрольно-климатических данных. Нормализация

климатических условий хранения документов.....................................................................41

4.6.1. Регистрация результатов измерений.........................................................................41

4.6.2. Оценка контрольных данных.....................................................................................42

4.7. Микроклимат помещений и документов........................................................................47

4.7.1. Погодно-климатические изменения наружного воздуха........................................47

4.7.2. Микроклимат помещений..........................................................................................47

4.7.3. Микроклимат документов..........................................................................................48

Глава 5. Физическое состояние документов.............................................................................52

5.1. Дифференцированный подход в обеспечении сохранности документов....................52

5.2. Особенности отечественных бумажных документов 19-20 вв.....................................52

5.3. Проверка физического состояния документов. Общие положения.............................54

5.4. Оценка физического состояния документов..................................................................54

5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация...............54

5.4.2. Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам........................................56

5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой

выборки..................................................................................................................................59

5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в

архивах...................................................................................................................................62

Глава 6. Документы на рубеже 20-21-го столетий...................................................................67

6.1. Видовое разнообразие документов 20-го века...............................................................67

6.2. Аналоговая и цифровая запись информации..................................................................69

6.3. Возможности цифровых технологий. Электронные документы..................................70

6.4. Долговечность электронных документов. Концепция сохранности объекта и

концепция сохранности информации.....................................................................................71

6.5. Вместо заключения...........................................................................................................73

Литература....................................................................................................................................74

Введение

Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из

признаков развитой цивилизации.

Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить

культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком;

сберечь от разрушительного ветра времени; влить документальные потоки знаний в

единое информационное поле современного общества.

документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны

и легко разрушаются при плохом хранении, особенно в современной неблагоприятной

экологической среде.

Архивы не имеют достаточной помощи государства, необходимого финансового и

технического обеспечения, позволяющих решать задачи сохранности документов в

полном объеме и с должной оперативностью.

В этих сложных условиях особенно важен профессионализм архивистов -

хранителей, осознающих свое предназначение, умеющих решать вопросы сохранности с

учетом объемов, многообразия и состояния отечественных архивных фондов. Решать эти

вопросы сегодня необходимо на основе современной концепции сохранности,

учитывающей реальное положение дел.

Соотношение объемов АФ России (10 тыс. усл. единиц)

Фондов ОЦД (200 у.е.),

ежегодного комплектования (100 у.е.) и ежегодной реставрации (1 у.е.) показывает, что

спасти средствами реставрации можно лишь ничтожно малую часть документов, а

устранить диспропорцию потребностей архивов и их возможностей нельзя в принципе.

Поэтому в основе современного подхода лежит следующее положение: постепенный

переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности

архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, причем

вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию,

воспроизведение), а затем - в сфере хранения документов.

Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это

возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не

только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита

возможностей и средств.

Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две

разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов

и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из

своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.

Особое место в решении этих задач будет принадлежать воспроизведению, как

средству сохранения документной информации. Воспроизведение во многих случаях

подменит реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам, которые

имеют статус физических копий. Архивы не просто должны быть готовы к этому: они

должны инициировать развитие такого подхода.

Будет непрерывно набирать силу концепция сохранения не объекта, а информации –

сначала для электронных документов, других видов с нестойким текстом или носителем

(цветные материалы, магнитные записи прошлых лет и т.п.), затем и для традиционных

бумажных фондов.

Очевидно, что решение всех этих задач, сама перспектива существования архивов

как хранилищ, будут зависеть от физического наличия документов. Наличие зданий,

средств хранения, отопления, вентиляции, нормальных санитарно-биологических,

Условная единица - примерно 5 млн. документов. Такой объем и конце 80-х годов реставрировали все лаборатории отрасли.

Сейчас этот показатель и десятки раз меньше.

световых, климатических условий выходят сегодня на первый план, как основа

выживания документов, как залог их длительной физической сохранности. В отличие от

всех иных средств, режим архивного хранения манипулирует не с отдельными

документами, а с крупными массивами целых хранилищ и архивов. Роль правильного

хранения столь же велика, как и пагубность ошибочных решений, инертности или

незнания.

Этим проблемам посвящены основные главы книги - на фоне развития бумажного

документа от рукописей до современных принтерных распечаток.

Обеспечение сохранности документов (ОСД) - обширная область знаний.

Отраслевая литература по вопросам сохранности - нормативная, методическая,

технологическая, научная - огромна, насчитывает сотни наименований.

Вместе с тем, постоянные запросы с мест, опыт проведения лекционно-практических

занятий показывают, что архивы не имеют отраслевых разработок, испытывают

трудности при выборе нужной литературы.

Существуют трудности в подготовке специалистов по вопросам сохранности, при

повышении их квалификации. Новые Основные правила работы государственных архивов

и архивов ведомств также нуждаются в методическом обеспечении и, прежде всего, по

проблемам сохранности.

основных вопросов сохранности бумажных документов в одной книге. В основу работы

положены, главным образом, исследования и профильные разработки ВНИИДАД,

документов - реставрации, воспроизведения - как специфических технологических

дисциплин.

специальную химическую, биологическую, техническую, математическую базу знаний,

лежащую в основе научно-практической области ОСД. Она формировалась с 30-х годов

на стыке многих дисциплин и в специальных исследованиях с участием наших коллег –

специалистов ведущих библиотечных и музейных центров нашей страны.

Книга предназначена для специалистов архивов, занимающихся практическими

изучающих предмет заочно или по учебным отраслевым программам повышения

квалификации.

Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов

1.1. Документкакматериальныйобъект

созданных в разное время, чаще всего недолговечных. Решая эти задачи, специалист

должен знать историю эволюции документа, свойства созданных в разные эпохи

документов, поведение документов в условиях окружающей среды, их долговечность.

Документ (лат. - свидетельство) - материальный носитель с зафиксированной на

нем любым способом информацией (записью), предназначенной для ее передачи в

пространстве и во времени.

Документ состоит из двух материальных частей: носителя (бумага, пленка и т.п.) и

информационных знаков (текст, рисунок, фотоснимок, магнитная запись и т.п.). Эти части

отличаются составом материалов и веществ, устойчивостью к старению и, следовательно,

Долговечностью.

С древнейших времен и до наших дней сами носители и способы нанесения

информации непрерывно развивались, подчиняясь тенденции превращения документа в

сопровождался уменьшением долговечности документа.

В современном обществе документ - массовый общественный продукт с низкой

долговечностью, создаваемый на основе дешевых материалов и машинных технологий.

Архивные документы должны быть долговечными. Однако сложного затратного

государственного механизма такого целевого создания и отбора документов нет и,

видимо, никогда не будет.

Государственный архивный фонд формировался и формируется на основе обычных

документопотоков и именно видовой состав последних предопределяет специфику,

состояние, свойства крупных массивов архивных документов (фондов, описей, коллекций

Документ - творение и спутник человека – прошел временной путь в 50 веков. Из

них 49 веков длилась эра рукописей; лишь одно столетие – период машинных технологий

создания док умента и, в том числе, примерно 10 последн их лет – электронных

технологий.

В своих материальных формах, способах создания, видовом составе документы

всегда отражали уровень развития общества и те возможности, которыми располагал

человек в разные исторические эпохи.

1.2. . (30 . . . Старинные документы Эпоха рукописей в до н э

19 . . .) в н э

Первые рукотворные изображения и символы на камнях, стенах пещер появились

примерно 500 веков назад . Смысл многих из них неясен.

Письменность возникла у разных народов на рубеже 40 в ека до н.э. Первоначальные

конкретные из ображения (людей, птиц, рыб, стрел и т.п.), упрощаясь, постепенно

превратились в абстракт ные знаки. Знаками обозначали сначала слова, затем слога и,

наконец, отдельные звуки. У разных народов, в разных концах Земли появля ется алфавит

и свои системы письменности: словесно-слоговая кли нопись шумеров и изобразительные

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.

По срокам хранения документы делятся на документы

· Временного (до 10 лет) хранения; Допускается

O хранить в скоросшивателях,

O не проводить пересистематизацию документов в деле,

O листы дела не нумеровать,

O заверительные надписи не составлять.

· Долговременного (>10 лет) хранения;

· Постоянного хранения.

O На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".

O Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

O На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

O Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

O По окончании года в надписи на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

O Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения ,

§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),

§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В. О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

Оперативное хранение .

С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.

Изъятие документов из дел Постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив.

В архив организации передаются дела Постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.

При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.

Дела Временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.

В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос. архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.