Сложные вопросы бухгалтерского учета в некоммерческих организациях. Как некоммерческой организации составить смету доходов и расходов Что предпринять, если остались неизрасходованные средства

Финансовый результат деятельности компании принято оценивать по форме 2 «Отчет о прибылях и убытках». Однако существует еще один отчет, который, в частности, широко используется в управленческом учете - смета доходов и расходов предприятия.

Определение сметы доходов и расходов

В бухгалтерском учете существует ключевое понятие совмещения доходов и расходов - в периоде может быть списана та себестоимость (расходы на производство товаров или услуг), которая относится к реализованной, а не произведенной продукции. Все же расходы периода, понесенные в отчетном периоде, вне зависимости от того, относятся они к реализации данного периода или нет, формируют смету расходов (также именуемую сметой затрат) данного периода. Доходная часть сметы представляет собой перечень всех доходов, полученных за период.

Области применения сметы

Широкой областью применения сметы доходов и расходов являются бюджетирование и отчетность некоммерческих учреждений. Так как данные предприятия не рассчитывают плановую себестоимость (в связи со сложностью расчетов и отсутствием строгой необходимости), годовым бюджетом и отчетностью данных учреждений является смета доходов и расходов. В данном случае смета служит инструментом контроля расходов денежных средств. Это регламентировано соответствующим законодательством и объясняется тем, что значительное количество некоммерческих организаций получает государственное финансирование.

Нормативными документами, регламентирующими составление и утверждение смет некоммерческих учреждений, являются:

• Приказ Минфина России от 20.11.2007 №112н «Об Общих требованиях к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных учреждений»;
• Приказ Минфина России от 30.09.2016 №168н «О внесении изменений в Общие требования к порядку составления, утверждения и ведения бюджетной сметы казенного учреждения, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20 ноября 2007 г. №112н».

К некоммерческим организациям относятся:

• образовательные, культурные и медицинские государственные и частные учреждения;
• ТСЖ, жилищно-строительные и потребительские кооперативы;
• организации по защите прав граждан;
• органы местного и государственного управления;
• благотворительные фонды и организации;
• религиозные объединения;
• подразделения министерства обороны, МЧС и МВД.

Смета расходов также часто используется для анализа эффективности деятельности отдельных подразделений предприятия, для которых некорректно формировать отчет о прибылях и убытках и у которых нет собственных доходов, хотя они напрямую или косвенно участвуют в генерировании прибыли всего предприятия. Это позволяет менеджменту оценить степень эффективности расходования средств каждым отдельным подразделением.

При проведении мероприятий также часто используется сметный подход. В этом случае в смете отражаются все доходы и расходы от проведения данного мероприятия.

Областью применения смет также является планирование проектов как инвестиционного характера, затраты по которому в дальнейшем будут капитализированы и войдут в актив баланса предприятия, так и проекты по созданию продукта или услуги для покупателей и заказчиков.

Состав сметы доходов и расходов

Данный документ включает в себя раздел расходной и раздел доходной части, детализированные в разрезе соответствующих статей затрат и доходов. При использовании сметы в управленческом учете перечень данных статей чаще всего унифицирован с целью возможности сравнения смет между собой, а также из периода в период.

Примерами статей затрат являются:

• Оплата труда
• Транспортные расходы
• Амортизация
• Аренда зданий и сооружений
• Ремонт и т.д.

В смете также указывают источник финансирования тех или иных расходов, а также разбивку по кварталам или месяцам.

Основным документом, на основании которого некоммерческие организации осуществляют деятельность и, следовательно, организуют бухгалтерский учет, является смета доходов и расходов. Данный документ составляется, как правило, ежегодно исходя из сумм предполагаемых поступлений и направлений расходования имеющихся и поступивших денежных средств.

Напомним, что источниками финансирования деятельности некоммерческой организации могут быть:

Вступительные членские взносы;

Взносы учредителей;

Добровольные взносы и пожертвования от юридических и физических лиц;

Целевые поступления от юридических и физических лиц, в том числе от иностранных (включая гранты);

Ассигнования из бюджета;

Доходы от внереализационных операций;

Средства от собственной предпринимательской деятельности.

Какой-либо унифицированной формы сметы доходов и расходов, утвержденной на федеральном уровне и обязательной к применению всеми некоммерческими организациями, не существует. Это в значительной степени обусловлено тем, что некоммерческие организации могут создаваться для достижения различных задач и выполнять весьма различные функции даже в рамках одной формы сметы доходов и расходов. Следовательно, форма сметы, состав и структура показателей, а также система группировки и детализации данных должны разрабатываться самой некоммерческой организацией (органами управления) исходя из поставленных задач.

Примерная форма сметы доходов и расходов может иметь следующий вид (приведены условные данные) (см. табл. 2).

Таблица 2

Смета доходов и расходов

общественного объединения "________"

на 200___ год

(в тыс. руб.)

Разумеется, работа по планированию поступлений и использованию полученных сумм не заканчивается только составлением сметы доходов и расходов. Каждая строка сметы должна быть подтверждена соответствующим расчетом или оправдательным документом. Приведем краткие рекомендации в отношении каждого вида доходов и расходов.

Доходная часть сметы:

1) взносы учредителей. Доходы этого вида не могут быть постоянными - они возникают только при создании некоммерческой организации и при увеличении ее уставного фонда за счет дополнительных взносов. В общем случае предельный срок внесения взносов учредителями не может превышать двенадцати месяцев с момента государственной регистрации организации в качестве юридического лица. Следовательно, на очередной финансовый год поступления по данной строке можно планировать в размерах, равных задолженности учредителей по состоянию на начало планируемого года, а период, в котором они могут поступить, не должен выходить за пределы срока внесения взносов, ограниченного законодательством. Основанием для планирования являются данные, взятые из учредительных документов, и информация о задолженности учредителей (если таковая имеется) по состоянию на начало планируемого года;

2) вступительные взносы. В отличие от взносов учредителей данный вид доходов может поступать в некоммерческую организацию в течение всего срока ее функционирования. Точное планирование этого вида доходов довольно затруднительно. Однако при определенной постановке аналитической работы на основании данных о количестве новых членов в предыдущие годы можно сделать достаточно удовлетворительный прогноз. В приведенном примере учтена общая тенденция, в соответствии с которой количество новых членов некоммерческой организации несколько возрастает в конце календарного года и уменьшается в его начале. Основанием для планирования является расчет, проведенный аналитиками некоммерческой организации;

3) членские взносы. Для данных примера условно принято, что поступления членских взносов будут одинаковыми в течение всего года. На практике, с учетом вновь вступивших в некоммерческую организацию членов и выбывших из нее, суммы поступлений могут быть подвержены существенным колебаниям. Таким образом, основанием для планирования могут быть только дополнительные расчеты, проведенные на основании анализа;

4) добровольные пожертвования юридических и физических лиц. Несмотря на кажущуюся неопределенность размеров таких поступлений, суммы доходов по данной строке можно определить с большой степенью точности. Это обусловлено тем, что добровольные пожертвования и целевые взносы являются основными источниками финансирования не столько текущих расходов некоммерческих организаций, сколько целевых программ и мероприятий. Общая сумма расходов на проведение тех или иных программ и мероприятий определяется на основании соответствующих расчетов. Следовательно, и суммы предполагаемых поступлений могут быть рассчитаны. Дальнейшее зависит от активности и профессионализма органов управления некоммерческой организации и отдельных специалистов. При хорошей работе необходимые суммы будут изысканы, и потребности в денежных средствах или иных активах будут удовлетворены полностью. Если же поиск добровольных жертвователей окажется неудачным, придется секвестировать расходную часть сметы, то есть выполнять только те мероприятия, которые обеспечены необходимыми средствами;

5) целевое финансирование. Планирование поступлений по данной строке доходов, как правило, трудностей не вызывает. Целевое финансирование чаще всего поступает от учредителей некоммерческих организаций под те задачи, для выполнения которых эти организации созданы. Процесс определения сумм целевого финансирования сложен и проходит несколько ступеней разработки, обоснования и утверждения. Как правило, доходы данного вида отражаются в смете доходов и расходов на основании информации пакета документов (смет, расчетов и т.п.), поступивших от организации или физического лица, являющихся отправителями средств;

6) поступления от предпринимательской деятельности. Доходы от предпринимательской деятельности, как уже отмечалось, возникают далеко не во всех некоммерческих организациях. Такой способ пополнения доходной части организации используется в случае, если прочие источники недостаточны для обеспечения всех потребностей организации или если эти источники являются нерегулярными. Доходы от предпринимательской деятельности также планируются на основе данных нескольких рабочих документов: бизнес-плана или иного аналогичного документа, в котором учтены расходы, включаемые в себестоимость продукции, работ или услуг, связанные с ее реализацией, а также доходы от реализации результата предпринимательской деятельности (продукции, работ или услуг). Полученная прибыль также может направляться исключительно на уставные цели. При этом некоммерческая организация может использовать только суммы чистой прибыли, остающиеся в ее распоряжении после уплаты налогов. Налогообложение прибыли от предпринимательской деятельности некоммерческих организаций в большинстве случаев осуществляется на общих основаниях;

7) строка "Итого доходов". По этой строке отражаются не только суммы предполагаемых к получению поступлений, но и переходящий остаток на начало планируемого года.

Расходная часть сметы.

1) заработная плата работников. Расходы на оплату труда, рассчитанные по тарифным ставкам или по иным формам и системам заработной платы, а также суммы расходов на оплату различных надбавок, доплат и компенсационных выплат отражаются в смете на основании данных разработанного и утвержденного штатного расписания некоммерческой организации, а также необходимых расчетов, прилагаемых к штатному расписанию. При разработке штатного расписания и расчетов к нему учитываются как общие размеры выплат, причитающихся работникам в соответствии с формой и системой заработной платы, принятой в организации, так и персональные размеры выплат, учитывающие уровень квалификации и опыта конкретных работников (надбавка за выслугу лет, профессиональное мастерство и т.д.);

2) начисления на заработную плату (включая единый социальный налог и взносы в ФСС РФ). Расчеты заработной платы производятся при разработке штатного расписания. Необходимость разделения расходов на оплату труда и начислений на эти расходы на два отдельных вида расходов обусловлена принятыми принципами формирования бухгалтерской и статистической отчетности, а также тем, что получателями средств являются принципиально разные адресаты (работники некоммерческих организаций и бюджеты);

3) коммунальные расходы. К данной строке расходов также необходимо приложить соответствующие расчеты. Эти расчеты производятся на основании данных заключенных договоров на поставку различных видов коммунальных услуг, а также приложений к этим договорам, в которых указываются объемы потребляемых услуг (по месяцам календарного года) и расценки на эти услуги. Как правило, в течение календарного года эти расходы распределяются неравномерно. В приведенном примере учтено увеличение расходов в зимний период и сравнительное сокращение в летний;

4) административные расходы. В этот вид затрат включаются канцелярские расходы, расходы по оплате командировок, консультационных, информационных и иных аналогичных услуг. Планирование расходов может осуществляться либо по нормативам от какой-либо базы (общей суммы расходов, расходов на оплату труда и т.п.) или посредством проведения специальных расчетов по каждому виду затрат;

5) хозяйственные расходы и расходы на ремонт основных средств. Хозяйственные расходы включают расходы на хозяйственное обслуживание (эксплуатацию зданий и сооружений, уборку территорий и помещений и т.п.). Этот вид затрат также может определяться по установленному нормативу. Что же касается ремонта, то он является планово-предупредительным, и, следовательно, на каждый год техническими службами организации разрабатывается пакет документов с указанием сроков проведения и вида ремонта, а также определяются потребности в денежных средствах и материально-производственных запасах, необходимых для проведения ремонта. Данные, необходимые для составления сметы, можно взять из этих документов. Кстати, новой редакцией гл.25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ хозяйствующим субъектам рекомендуется устанавливать нормативы расходов на ремонт основных средств в зависимости от их первоначальной или восстановительной стоимости. Этот же подход целесообразно использовать при установлении норматива хозяйственных расходов. В приведенном примере учтено, что на практике ремонт основных средств производится неравномерно в течение года, а именно: наибольший объем работ приходится на третий квартал;

6) целевые расходы. Этот вид расходов планируется одновременно с целевыми доходами. Необходимые данные можно получить из тех же документов, что и данные, необходимые для планирования соответствующей строки доходов. В учебных целях в примере приведены цифры, из которых можно сделать вывод о том, что размер поступлений будет существенно колебаться по кварталам года, а расходы будут равномерными. Это обычная практика: инвестор планирует перечисления исходя из своих возможностей, а задача некоммерческих организаций - обеспечить равномерное использование полученных средств, что предполагает накопление средств в одни периоды и превышение расходов над доходами в другие периоды;

7) прочие расходы. В эту строку при необходимости включаются затраты, не отраженные в других строках;

8) резерв непредвиденных расходов. Наличие данной строки в смете доходов и расходов не является обязательным. Целесообразность включения таких расходов может быть обоснована наличием подобных затрат в предыдущие отчетные периоды. Наиболее рациональным представляется установление резерва исходя из общей суммы расходов (без учета резерва). В примере этот норматив принят равным 2%.

Аналогичным порядком разрабатываются вспомогательные формы отчетных документов.

Перед тем, как осуществить какие-либо затраты, практически всегда происходит их планирование. По сути, определение примерных сумм, направляемых на те или иные статьи затрат и является составлением сметы предстоящих расходов. Причем это может касаться как решения повседневных вопросов в жизни человека, так и, в еще большей степени, деятельности предприятий и организаций. Планированием затрат в той или иной форме занимаются практически все.

Определение сметы расходов

Под сметой расходов обычно понимается расчет всех затрат, необходимых для выполнения запланированных работ, выпуска изделия, реализации мероприятий, связанных с достижением намеченных целей организации и других подобных ситуациях. Иногда составление документа выполняется на добровольной основе. Однако, достаточно часто разработка сметы расходов, а также последующее ее утверждение и согласование являются требованием российского законодательства. Например, составление баланса расходов и доходов (являющегося разновидностью сметы расходов) - одно из обязательных условий работы любой некоммерческой организации. Учитывая, что их число достаточно велико, становится понятным, почему вопросу, как составить смету расходов грамотно и максимально точно, уделяется столько внимания.

К числу некоммерческих организаций (НКО) относятся:

• образовательные (университет, детский сад или школа), культурные (музей, национальный парк или выставка) медицинские (поликлиника, стоматологический центр и т.д.) государственные и частные учреждения;
• ТСЖ, жилищно-строительные и потребительские кооперативы;
• организации по защите прав граждан;
• органы местного и государственного управления;
• благотворительные фонды и организации;
• религиозные объединения;
• подразделения министерства обороны, МЧС и МВД.

Для всех вышеперечисленных организаций необходимо ежегодное составление сметы расходов и доходов, а также итогового документа, содержащего информацию об ее исполнении. Особо строгие требования предъявляются к государственным казенным учреждениям, которые частично или в полной мере финансируются из бюджета. В этом случае четко прописывается вся процедура составления, начиная от сроков разработки рассматриваемого документа и заканчивая требованиями по его утверждению и согласованию.

Область применения сметы расходов

Учитывая большое количество некоммерческих организаций, примеры которых были приведены выше, становится понятным актуальность вопроса грамотного составления смет расходов и последующего их исполнения. Во многом качеством этих процессов определяется уровень и степень контроля над распределением значительной части государственного бюджета. Неудивительно, что наиболее подробно регламентируются и контролируются именно те некоммерческие организации, в финансировании которых присутствуют в той или иной степени бюджетные средства.

Вместе с тем, не следует забывать и о том, что сметы расходов составляются не только там, где присутствует государственное финансирование. В качестве примера можно привести ситуацию, сталкиваться с которой в реальной жизни приходилось практически каждому. Уровень затрат на коммунальные платежи в домах, которых находятся под управлением ТСЖ, определяется, в том числе, и путем составления сметы расходов на будущий год, а также анализа исполнения документа, разработанного в прошедшем календарном периоде.

В этом случае смета расходов должна быть не только максимально точной, что важно для жильцов дома, не желающих переплачивать, но и доступной и легкой для проверки. Не секрет, что некоторые представители коммунальных служб предпочитают умышленно усложнить выполняемые расчеты - так гораздо проще запутать плательщиков и предъявить им большие, чем необходимо, суммы к оплате.

Не менее важной областью применения сметы расходов является их составление в коммерческих организациях, в частности, на промышленных предприятиях любой формы собственности. В этом случае целью оформления документа обычно выступает расчет себестоимости выпускаемой продукции, необходимый для определения цены реализации. Очевидно, что в современных рыночных условиях важность грамотного выполнения этого процесса сложно переоценить.

Пример составления сметы расходов

Как уже отмечалось выше, наиболее высокие требования по составлению сметы расходов предъявляются к бюджетным учреждениям. Поэтому вполне логичным будет рассмотреть конкретный пример именного такого расчета, так как выполнение других вариантов в большинстве случаев значительно проще.

В качестве подобного простого примера можно привести вариант заполненной сметы расходов и доходов некоммерческой организации.

Документ состоит из двух основных частей. В первой из них указаны источники формирования доходов, а во второй - направления их расходования с четким указанием сумм по статьям затрат и реализуемым программ и распределения по кварталам. В результате после изучения сметы создается четкое представление как об основных параметрах деятельности организации на планируемый календарный период.

Как видно из приведенного примера, оформление, согласование и утверждение рассматриваемого документа выполняется в произвольной форме. Гораздо выше требования, предъявляемые при составлении сметы расходов и доходов бюджетным учреждением, бланк и пример заполнения которой приведены ниже.

Нормативными актами четко прописывается форма документа, его структура, а также то, как составить смету расходов таким образом, чтобы это соответствовало действующему российскому законодательству. При этом шапка документа выглядит следующим образом.

Расчетная часть документа состоит из четырех разделов: в первых трех содержатся данные об основных расходах организации, которые суммируются в итоговом четвертом.

В рассматриваемом примере нет затрат по второму и третьему разделу, поэтому итоговый практически повторяет данные первого разделв в несколько измененном формате. Смета расходов подписывается тем, кто ее составлял, проверял и руководителем бюджетного учреждения.

Смета выручки и затрат (называемая также финансовым планом) в организациях, не занимающихся коммерческой деятельностью, формируется с целью планирования бюджета на будущий период времени. Её составление является обязательным, если руководство заинтересовано в бесперебойном нормальном функционировании предприятия. В статье расскажем, как составляется смета доходов и расходов некоммерческой организации + образец заполнения, ответим на часто задаваемые вопросы.

Некоммерческая организация – что это такое?

Финансы в некоммерческой фирме

Несмотря на то, что некоммерческое предприятие не имеет доходов, финансы ему всё же потребуются:

• для поддержания работы,
• на аренду помещений,
• для оплаты труда управляющих,
• на хозяйственные нужды,
• для реализации проектов и т.д.

Источниками средств могут быть:

• вступительные взносы участников,
• подарки,
• гранты,
• проценты от денежных вкладов,
• благотворительные взносы.

Что такое смета, зачем она нужна

Сметой называется план доходов и затрат на определённый отрезок времени. В смете должны быть отражены любые моменты, предполагающие движение денег. Формирование документа проводится на основании потребностей конкретного предприятия и содержит сведения обо всей фирме или только о конкретном проекте. В основе сметы лежат бухгалтерские данные, однако она считается приблизительным документом. Точность внесённых цифр зависит от того, насколько грамотно и полно учтены наработки, потребности компании, планы, опыт прошлых лет.

Кто занимается составлением сметы

Тот факт, что предприятие является некоммерческим, не влияет на порядок составления смет – их формированием занимается бухгалтер или должностное лицо, взявшее на себя его обязанности (директор, к примеру), как и в коммерческой компании. Кто бы не был назначен ответственным за работу над сметой, готовый документ непременно передаётся главному управляющему лицу фирмы – он должен одобрить бумагу и подписать её или сделать замечания и вернуть на доработку.

Личной подписи руководства обычно достаточно, однако если во внутренних нормативах предприятия прописано заверение документов печатью организации, на смете должен быть и оттиск печати.

Как составить смету в НКО

Смета делится на доходную и расходную части. Документ может быть подробным или кратким – разрешается рассматривать каждую статью затрат в отдельности или только по группам. Смета доходов и расходов отражает планы на конкретный срок (как правило, квартал, 6 или 12 месяцев) и содержит список статей денежных поступлений и затрат, стандартный для данной фирмы. Необходимо также предусмотреть отдельную строку для расходов, которые не планируются, но могут иметь место.

Для того, чтобы грамотно составить смету некоммерческого предприятия, нужно придерживаться обозначенных ниже рекомендаций, при этом обращая внимание на особенности конкретной фирмы:

1. Унифицированной формы и строгих требований к сметам некоммерческих фирм не существует. Желательно во внутреннем акте компании закрепить её шаблон, это значительно ускорит процесс составления документа.
2. Позволено вносить записи от руки или машинописным способом.
3. Смета по структуре делится на 3 части: “шапку” (введение), основной раздел (зачастую делается в табличном виде), заключение (выводы).
4. Для документа берутся листы любого удобного размера. Если потребовалось более одного листа, все страницы прошнуровываются (фиксация скрепками не приветствуется), на последней из них проставляется число скреплённых листов и ставится подпись оформителя и руководства.
5. Документ, который был утверждён, по правилам не должен корректироваться, но когда учётная политика фирмы предполагает возможность внесения правок, исправления разрешаются (в рамках отчётного периода).

К документу можно приложить расчёты, исходя из которых были прописаны суммы средств, но это не обязательное требование.

Как утвердить смету, кто утверждает смету

Смета должна быть одобрена и утверждена высшим органом управления или коллегиальным выборным органов, который действует на постоянной основе. Второму данное право даётся на основании положений Устава предприятия. Порядок утверждения документа зависит от формы создания компании.

На какое время составляется смета

По данному вопросу указаний в законодательстве также нет. Смета может составляться на календарный год и разбиваться на кварталы или месяцы. Разбивать не обязательно, можно внести данные на 12 месяцев, не конкретизируя, к какому периоду относятся расчёты. Документ можно сформировать и на несколько лет, а затем выделить статьи по годам. Смета составляется не “для галочки” – директор и финансовые руководители фирмы обязаны организовывать деятельность, максимально приближая показатели к тем, что указаны в смете.

По завершении отчётного периода ответственное лицо анализирует, насколько задуманное и запланированное осуществилось, и соответствуют ли цифры расчётам в смете. Результаты анализа фиксируются в акте, также в нём прописываются фактически понесённые расходы и объёмы денежных поступлений. Анализ необходим, и игнорировать его проведение нельзя – сравнение планов и реальных показателей помогает оценивать отклонения и недочёты в планировании бюджета фирмы, а также исключить недостатки при формировании сметы в будущем.

Образец заполнения сметы

Рассмотрим, как правильно заполнить бланк сметы. “Шапка” листа содержит в себе:

• полное наименование некоммерческого предприятия,
• день формирования документа,
• срок, на который она составлена.

Основная (табличная) часть включает:

• сумму оставшихся с предшествующего отчётного периода денежных средств;
• в порядке очереди указываются статьи денежных поступлений с учётом особенностей деятельности данной фирмы (напротив статей проставляются приблизительные суммы);
• по той же схеме записываются затраты компании;
• рассчитывается итог.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки при составлении

Ошибка №1. Некоммерческая фирма не составляет смету финансовых поступлений и затрат, поскольку расчёты никогда не сходятся с фактическими показателями.

Смета должна составляться в любом случае, и каждый раз при несовпадении планируемых и фактических показателей нужно проводить анализ причин такого явления – таким образом можно со временем максимально приближать ожидаемые результаты к действительным.

Ошибка №2. В смету доходов и расходов НКО были внесены поправки по завершении отчётного периода, в котором она составлялась.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. Что делать, если руководство некоммерческой фирмы видит большую разницу между запланированными в смете данными и реальными показателями деятельности предприятия?

В таком случае следует изменить смету. Делать это можно столько раз, сколько прикажет руководство, поскольку в случае с большим несовпадением планируемых и фактических показателей фирму могут обвинить в нецелевом использовании денег.

Вопрос №2. Кто должен утвердить новую смету, которую откорректировали сразу, как стала видна значительная разница между расчётами в документе и реальными затратами некоммерческой организации?

Смета доходов и затрат в случае её изменения заверяется тем же управленческим органом, что подписывал первый вариант документа.

Расходы всегда нужно планировать! Именно для этой цели составляются сметы, в которых отражаются предварительные статьи затрат.

Без этого документа, который может подвергнуться корректировке не один раз, правильно организовать расходы невозможно.

Для чего нужен этот документ?

Прежде всего, смета представляет собой предварительную верстку расходов, которые необходимы для проведения какого-либо мероприятия.

Даже простая деловая встреча не обходится без этого! И это правильно:

• смета позволяет предусмотреть все расходы;
• с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
• она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов. Но это можно и не делать, поскольку смета не является – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме. Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – , и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности. Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие , с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров». Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

В каких случаях ее составляют?

Смета составляется всегда и на любом предприятии независимо от правовой формы и формы собственности, а также от вида его деятельности:

• на любые виды мероприятий, которые планирует организовать предприятие для собственных непроизводственных нужд (например, корпоративный праздник) и для производственных потребностей (например, деловая встреча для заключения договора);
• на любые виды работ или услуг, которые предприятие собирается выполнять в отношении своего потребителя.

Во втором случае сметный документ носит официальное подтверждение :

• объема и видов работ, которые реализуются в рамках договора;
• готового продукта или иного конечного результата;
• времени, которое затрачивается на достижение конечного результата.

В случае составления сметы на проведение какого-либо мероприятия ее назначение в том, чтобы перечислить будущие расходы и указать причину их возникновения. Т.е. за что производится оплата.

Например, на участие в переговорах переводчика, банкетное обслуживание, доставку гостей на место встречи, и т.д. Но очень часто именно в этом виде смет присутствует строка «Источник оплаты», в которой указывается источник финансирования мероприятия.

Как правило, необходимость в этом возникает:

• когда мероприятие проводится сразу несколькими компаниями и в смете указывается объем тех расходов, которые каждая из них согласна оплатить;
• если мероприятие организует город, а оплата его осуществляется из разных источников – спонсоров, в качестве которых может выступить даже частное лицо;
• если, наоборот, мероприятие проводится компанией, но источник финансирования – государственный, региональный или муниципальный бюджет, и т.д.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила составления

Смета составляется тем лицом или лицами , которые назначены для этой цели приказом по предприятию. Как правило, в этом качестве назначаются те, на какого возложена ответственность по организации и проведению мероприятия. И, как только данный приказ издан, приступают к составлению самой сметы.

Состав расходов, входящих в смету, в отдельных случаях может быть регламентирован. Например, очень часто представительские расходы поименно указываются и закрепляются в . Но в основном перечень расходов зависит от характера мероприятия и обычно несколько раз изменяется, прежде чем быть окончательно утвержденным.

Что касается источников доходов, если их необходимо указывать, они обычно появляются после составления сметы расходов, которую утверждают все участники-инвесторы.

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов . Именно поэтому после того, как обозначены основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

• аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
• снятие зала непосредственно в ресторане;
• использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день и даже не на одну неделю.

Как только смета готова, она подается на утверждение руководителю компании или лицу, которое ведает финансами компании. И уже после него – высшему руководству. Для окончательного утверждения сметы часто к ней прикладывается сравнительный отчет по каждой статье расходов. Этот отчет наглядно показывает, почему был выбран именно такой вариант и такая величина расходов.

После ознакомления со сметой ее либо утверждают приказом, либо направляют на доработку с замечаниями.

При утверждении сметы в приказе назначаются лица, на которых возлагаются функции по выполнению конкретных видов работ, предусмотренных в смете. Например, в тексте приказа это может выглядеть так: «Назначить Иванову В.В. ответственной за организацию банкетного обслуживания». Кроме того, в приказе обязательно указывается, из каких источников происходит финансирование той или иной части сметы.

Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?

Условно все сметные расходы можно разделить на две части :

1. основные – это те расходы, которые связаны с непосредственной организацией и проведением мероприятия:
   • аренда помещения или территории на проведение самого мероприятия и на банкетное обслуживание;
   • транспортные расходы – на доставку гостей до места назначения и обратно, оборудования, промышленных образцов, и т.д.
   • само банкетное обслуживание (кофе-брейк, деловой обед, завтраки, угощение зрителей, и т.д.);
   • Интернет, электроэнергия и связь – эти затраты могут и не входить в аренду;
   • оплата труда собственных сотрудников и внештатного персонала, участвующего в мероприятии или помогающего его организовать и провести;
   • оформление помещения или площадки для приема гостей;
   • награды, премии или иные вознаграждения;
   • изготовление полиграфии – визитки, программки, приглашения, и иное;
   • погрузочно-разгрузочные работы;
   • расходные материалы – канцтовары, и т.п.
2. накладные расходы – это издержки, которые связаны с мероприятием, но без которых можно было бы и обойтись. Например, сувениры, цветы, и т.д.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Методы составления

Индексный метод – в расчете используются нормативные показатели, которые корректируются на индекс текущих цен. Этот способ можно использовать при условии, что есть точные нормативные величины расходов. Как правило, они предусмотрены для строительных целей.

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

• вид соревнования;
• дата и место его проведения;
• размещение участников в гостинице;
• аренду спортивного инвентаря;
• медицинское обслуживание на время соревнований.

При планировании расходов на праздничное мероприятие (любое) в смете отражают:

• стоимость подарков и угощения – для этого должно быть известно число гостей по приглашениям;
• стоимость концерта – услуги приглашенных артистов, аренда оборудования и площадки, и т.д.
• охрана мероприятия;
• праздничное оформление.

При подготовке сметы с представительскими расходами важно указать:

• размещение деловых партнеров, если они иногородние;
• техническое обеспечение зала для переговоров;
• деловой обед;
• копировальные работы и услуги переводчика.

В общем виде любая смета у коммерческого предприятия , как документ, состоит из:

У бюджетных организаций все сложней – они могут расходовать средства только на те направления, какие предусмотрены статьей 70 Бюджетного Кодекса РФ. Т.е. на оплату труда бюджетных работников, на их командировки, оплату товаров и услуг для государственных нужд, на налоги и сборы, и возмещение вреда, причиненного бюджетным учреждением в ходе своей деятельности. В сметах отражаются только эти расходы из расчета на финансовый год! Кроме того, сама смета составляется по правилам и в форме, какие утверждены Минфином РФ в его Приказе №112н от 20.11.2007г.

Отчет об исполнении

Этот отчет необходим для выявления отклонений от запланированного уровня расходов и их причин, и для передачи в бухгалтерию всех подтверждающих расходы документов с целью их дальнейшего принятия к учету.

О том, что такое смета расходов и как правильно ее составлять, рассказано в следующем видеоматериале: